Googleドキュメントの基本

ビジネスやプライベートで様々な文章を作成する際にワープロ機能が使われますが、最近はGoogleドキュメントが、従来のワープロソフトとは一線を画した使い勝手の良いツールとして脚光を浴びています。今回はそもそもGoogleドキュメントとは何かということで、概要や主な機能、利用シーンについて解説します。

Googleドキュメントの概要

Googleドキュメントは、Googleが提供する文章作成のソフトウェアです。元々はUpstartle社が開発したWritelyという製品でしたが、Google社が2006年に買収してワープロと表計算機能を統合したGoogle Docs & Spreadsheetsとしてサービスを提供しました。2007年3月には日本語に対応したうえで、2009年から正式版として提供できるようになりました。

Googleドキュメントの主な機能

ワープロソフトとして利用できるGoogleドキュメントの主な機能は次の通りです。

編集内容の自動保存

Googleドキュメントは、Web上のサーバー（Googleドライブ内）で保存されるためWordのようなソフトウェアが無くても利用できます。文章が自動的に保存されるため、誤ってPCの電源が切れてしまっても文章は消えることなく保存されるのが大きな特徴です。

またオフラインでも違和感なく作業ができるのも大きな特徴で、Googleの同期機能によってオフラインで使用した文章もオンラインになった時に自動的にGoogleドライブ内に保存されます。

共有の設定による共同編集

Googleドキュメントは、共有の設定ができます。そのため異なる端末でひとつの文章を複数の人が、作成や編集ができます。また共有の設定には、編集権限や閲覧のみ、コメント追加など複数の権限を使い分けられます。

スマートチップ機能

Googleドキュメントには、@をつけることでテキスト・画像・リンクなどの情報が挿入できます。ひとつの例として日付をタイプするのではなく、スマートチップで日付を選べば、いちいち日付を入力する必要がなくなります。使い慣れるととても重宝する機能です。

Googleドキュメントの利用シーン

Googleドキュメントの利用シーンでもっとも便利なのはどこにいても作業ができる点です。GoogleドキュメントはPCだけでなく、アプリをダウンロードすればスマートフォンやタブレットでも簡単に利用できます。

さらにオンラインでもオフラインでも両方使えるので、ネット環境がないところでもアクセスして文章の作成や編集が可能です。また他のGoogleアプリとも接続しており、例えば次のようなことが容易にできます。

  • Gmailから直接コメントに返信できるメール通知機能。これはドキュメントの編集作業やコメントの追加を行うと、メールで通知が受けられる機能。
  • スプレッドシート（Googleが用意している表計算ソフト）からグラフの埋め込みができる
  • 様々なコンテンツをGoogleドキュメントから直接WEBやGoogleドライブで検索できる
  • 文章に対してコメントや提案を追加できる