Googleドキュメントさらに活用する
Googleドキュメントである程度文章作りに慣れてきたら、さらに便利な機能を活用して効率の良い文章作成ができます。今回はGoogleドキュメント応用編として、音声入力、翻訳機能、アドオンの活用、文書管理のコツについて解説しましょう。
音声入力
Googleドキュメントの便利な機能のひとつが音声入力です。声で文字が入力できます。ただ条件があり、次の3つのブラウザの最新バージョンにしておく必要があります。
- Chrome
- Edge
- Safari
音声入力の方法は次の通りです。
- 1. マイクをオンにします。PCのマイクがオンになっていて設定上正常に動作するか確認しましょう。
- 2. 上記対応するブラウザでGoogleドキュメントを開きます。ツールの中にある「音声入力」をクリックするとマイクボックスが表示され音声入力の準備ができます。
- 3. マイクをクリックすると音声入力がスタートします。
- 4. はっきりと話をしないと認識がうまくいかずに誤った文字入力になるので注意しましょう。マイクをもう一度クリックすると音声入力は終了します。
翻訳機能
翻訳機能を使えば、日本語以外（100言語以上）で作成された文章を瞬時に翻訳して作成できます。レイアウトと書式設定は元のまま保持されます。外国語を日本語に翻訳することもできますし、逆に日本語を外国語の文書に瞬時に変換できます。
翻訳機能の使い方は次の通りです。
- 1. 翻訳を行うファイルを表示します。
- 2. ツールの中にある「ドキュメントの翻訳」をクリックします。
- 3. ドキュメントの翻訳画面が出てくるので翻訳後のファイル名を入力します。
- 4. 翻訳する言語を選択して「翻訳」をクリックすると元の文章を翻訳したコピーが作成され、指定されたファイル名で保存されます。
アドオンの活用
アドオンとは拡張機能のことです。アドオンを活用すればさらに便利になるでしょう。アドオンを活用する場合はインストールが必要です。アドオンのインストール方法は次の通りです。
- 1. 「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」を選ぶ。
- 2. 下に一覧が出てきます。上の入力画面でインストールしたいアドオン名を入れると検索できます。
- 3. インストールしたいアドオンをクリックします。
- 4. 「インストール」をクリックします。アドオンによっては権限の項目が出てきますがそのまま続行します。
- 5. Google ログイン画面が出てくるのでアカウントを選択します。
- 6. 「次へ」→「データ確認の許可」と出てくるので「許可」をクリックするとインストールが完了します。インストールが完了すれば拡張機能に表示されます。
なお、アドオンの管理から不要なアドオンのアンインストールができます。
文書管理のコツ
Googleドキュメントが増えた場合は文書管理を手掛けましょう。「ファイル」から「移動」を選んで適切なフォルダーにファイルを移動できます。また不要なドキュメントを定期的に探してこまめに削除しましょう。そうすることによって文書管理が簡潔にできます。
